Compliance bei Vossloh
Vossloh versteht unter Compliance regelgetreues Verhalten im Einklang mit allen anwendbaren Gesetzen und unternehmensinternen Richtlinien. Als global tätiges Unternehmen trägt Vossloh mit seiner rund 140-jährigen Tradition gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Kunden, Partnern, Mitarbeitenden, Kapitalgebern und der Öffentlichkeit. Zu dieser gesellschaftlichen Verantwortung gehört, dass Vossloh und alle seine Mitarbeitenden sich jederzeit und überall bei ihrer Tätigkeit für das Unternehmen an geltende Gesetze halten, ethische Grundwerte respektieren und vorbildlich handeln.
Der Vorstand der Vossloh AG hat diese Grundsätze unmissverständlich in seinem Compliance Commitment zusammengefasst, in dem es unter anderem heißt: „Die Einhaltung von Recht und Gesetz hat absoluten Vorrang vor dem Abschluss eines Geschäfts oder dem Erreichen interner Zielvorgaben. Eher verzichten wir auf einen Auftrag, als Gesetze zu verletzen. Verstöße gegen Gesetze und unsere internen Richtlinien werden nicht toleriert und führen zu Sanktionen (Zero Tolerance).“ Der Vorstand der Vossloh AG hat für den Vossloh Konzern ein Compliance-Management-System eingerichtet. Das Vossloh Compliance-Management-System ist darauf ausgerichtet, Risiken durch Compliance-Verstöße zu erkennen und diese Risiken durch geeignete Maßnahmen zu minimieren, um damit Schaden von Vossloh und den Unternehmensangehörigen abzuwenden. Einen besonderen Schwerpunkt bilden die Korruptionsprävention und die strikte Beachtung wettbewerbsrechtlicher Vorschriften.
Basis des Vossloh Compliance-Management-Systems ist seit 2007 der Vossloh Code of Conduct (Verhaltenskodex), der den Wert Integrität konkretisiert und der für den gesamten Konzern und alle Unternehmensangehörigen verbindlich ist. Der Code of Conduct wurde 2016 umfassend überarbeitet und weiterentwickelt. Zusammen mit den gleichermaßen konzernweit geltenden Compliance-Richtlinien steht allen Mitarbeitenden damit ein Regelwerk zur Verfügung, das eine Richtschnur für die tägliche Arbeit bietet und dabei hilft, rechtmäßige und richtige Entscheidungen zu treffen. Das Compliance-Regelwerk liegt in den wesentlichen Konzernsprachen vor und wurde weltweit an alle Mitarbeitenden im Vossloh Konzern verteilt. Auf Basis eines Compliance-Schulungskonzepts werden sämtliche Mitarbeitenden regelmäßig zielgruppengerecht zu Compliance-Fragen geschult. Vossloh hat zudem für alle Mitarbeitenden mit Computerarbeitsplatz ein Compliance-eLearning-Programm eingerichtet.
Zur Umsetzung und Überwachung der Compliance hat der Vorstand eine Compliance-Organisation eingerichtet und deren Aufbau, Zuständigkeiten und Aufgaben der einzelnen Compliance-Funktionen sowie ihre Berichtswege in einer „Geschäftsordnung Compliance“ festgelegt. Die Vossloh Compliance-Organisation besteht aus dem Chief Compliance Officer (unterstützt durch ein Compliance Office) und dem Group Compliance Committee auf Ebene der Vossloh AG, Compliance Officer und Compliance Committees in den Geschäftsfeldern sowie Local Compliance Officer in den operativen Gesellschaften. Der Chief Compliance Officer berichtet regelmäßig an Vorstand und Aufsichtsrat.
Zur Aufdeckung möglicher Compliance-Verstöße hat Vossloh zusammen mit einer internationalen Rechtsanwaltskanzlei eine Whistleblower-Hotline eingerichtet. Über die Whistleblower-Hotline haben Unternehmensangehörige sowie externe Hinweisgeber die Möglichkeit, einem unabhängigen, außenstehenden Ansprechpartner (Ombudsperson) Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten zu geben. Die Whistleblower-Hotline ist derzeit für 24 Länder eingerichtet, sodass die wesentlichen Regionen und die im Vossloh Konzern gesprochenen Sprachen weitgehend abgedeckt werden. Der Chief Compliance Officer geht jedem Hinweis nach und veranlasst gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen. Dasselbe gilt für Hinweise, die Mitarbeitende über interne Meldewege mitteilen können; unter anderem können sie sich direkt an das Compliance Office der Vossloh AG wenden.
Der Chief Compliance Officer und das Group Compliance Committee prüfen laufend die konzernweite Angemessenheit und Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems. Der Vorstand hat im Geschäftsjahr 2024 beschlossen, das Compliance-Management-System nach letztmaliger externer Überprüfung und Bestätigung durch die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Geschäftsjahr 2017 einer erneuten externen Überprüfung bezogen auf die Teilbereiche Kartellrecht und Korruptionsbekämpfung nach dem IDW PS 980 n.F. (2022) zu unterziehen, und hat hierzu erneut die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt. Diese Prüfung wurde im Geschäftsjahr 2024 mit dem sogenannten Readiness Check gestartet und wird 2025 mit der Angemessenheits- und Wirksamkeitsprüfung abgeschlossen werden.
Das Group Compliance Committee veranlasst regelmäßig anlassunabhängige Audits, zumeist mit Unterstützung von externen Wirtschaftsprüfern, und führte in den letzten Jahren bis zum Ende des Berichtsjahrs Risikodialoge durch, um die Angemessenheit und Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems in den Konzerngesellschaften zu überprüfen und neue oder veränderte Risiken sowie etwaige Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Am Ende des Geschäftsjahres 2024 hatte das Group Compliance Committee beschlossen, die bisher durchgeführten Risikodialoge zukünftig nicht mehr vorzunehmen und durch eine softwarebasierte Risikoabfrage bei allen Konzerngesellschaften zu ersetzen. Die softwaregestützte Abfrage wurde Ende 2024 erstmalig initiiert.
Wenn Sie Fragen, Anregungen oder Hinweise zum Vossloh Compliance-Management-System haben, wenden Sie sich bitte an das Compliance Office der Vossloh AG:
Telefon: +49 (0)2392 / 52-723
Email:
compliance@vossloh.com