Unternehmensethik und Menschenrechte

Vossloh trägt als global tätiges Unternehmen mit einer knapp 140-jährigen Tradition gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Kunden, Mitarbeitenden, Partnern, Kapitalgebern und der Öffentlichkeit. Aus dieser Verantwortung leitet Vossloh den Anspruch ab, dass sich das Unternehmen und seine Mitarbeitenden jederzeit und überall an geltende Gesetze halten, ethische Grundwerte respektieren und vorbildlich handeln. Dieser Anspruch ist im Vossloh Code of Conduct schriftlich fixiert. Der Code of Conduct, den alle Mitarbeitenden beim Eintritt ins Unternehmen unterzeichnen, soll ihnen helfen, dieser Verantwortung gerecht zu werden.

Als deutsche Aktiengesellschaft besitzt die Vossloh AG eine dualistische Leitungs- und Überwachungsstruktur, die sich in den beiden Organen Vorstand und Aufsichtsrat widerspiegelt. Beide Organe sind dem Wohl des Unternehmens und den Interessen der Aktionärinnen und Aktionäre verpflichtet. Die Hauptversammlung als drittes Organ ist für wesentliche Grundsatzentscheidungen der Gesellschaft zuständig.

Die Vermeidung von Gesetzesverstößen aller Art, insbesondere von Korruption und wettbewerbswidrigem Verhalten, ist ein zentrales Anliegen des Vorstands für die gesamte Vossloh Gruppe. Der Vorstand hat dies auch unmissverständlich in seinem Compliance Commitment zusammengefasst, in dem es unter anderem heißt: „Die Einhaltung von Recht und Gesetz hat absoluten Vorrang vor dem Abschluss eines Geschäfts oder dem Erreichen interner Zielvorgaben. Eher verzichten wir auf einen Auftrag, als Gesetze zu verletzen. Verstöße gegen Gesetze und unsere internen Richtlinien werden nicht toleriert und führen zu Sanktionen (Zero Tolerance).“ (Siehe www.vossloh.com >„Investor Relations“ > „Corporate Governance“ > „ Compliance ".) Innerhalb des Vorstands führt der Chief Executive Officer (CEO) den Bereich Compliance.

Zur Umsetzung und Überwachung der Compliance-Vorschriften hat der Vorstand eine Compliance-Organisation eingerichtet und deren Aufbau, die Zuständigkeiten und Aufgaben der einzelnen Compliance-Funktionen sowie ihre Berichtswege in einer „Geschäftsordnung Compliance“ festgelegt. Die Vossloh Compliance-Organisation besteht aus dem Chief Compliance Officer (unterstützt durch ein Compliance-Office) und dem Group Compliance Committee auf Ebene der Vossloh AG, Compliance Officers und Compliance Committees in den Geschäftsfeldern sowie Local Compliance Officers in den operativen Gesellschaften.

Das Vossloh Compliance-Management-System ist darauf ausgerichtet, Risiken durch Compliance-Verstöße zu erkennen und diese Risiken durch geeignete Maßnahmen zu minimieren, um damit Schaden von Vossloh und den Unternehmensangehörigen abzuwenden. Einen besonderen Schwerpunkt bilden die Korruptionsprävention und die strikte Beachtung wettbewerbsrechtlicher Vorschriften.

Basis des Vossloh Compliance-Management-Systems ist seit 2007 der Vossloh Code of Conduct (Verhaltenskodex), der den Wert Integrität konkretisiert und der für den gesamten Konzern und alle Unternehmensangehörigen verbindlich ist. Er liegt gegenwärtig in 15 Sprachen vor. Es bestehen zudem Richtlinien zur Korruptionsprävention, zu kartellrechtskonformem Verhalten und zur Einschaltung von Intermediären sowie eine Datenschutzrichtlinie, eine Exportkontrollrichtlinie und eine Insider-Richtlinie (für weitere Informationen zu Compliance bei Vossloh siehe www.vossloh.com > „Investor Relations“ > „Corporate Governance“ > „ Compliance ").

Compliance im Rahmen der geschäftlichen Aktivitäten ist Gegenstand regelmäßiger Präsenzschulungen in allen Vossloh Gesellschaften. Der Schulungsbedarf und die Teilnehmenden werden auf Basis des Vossloh Compliance-Schulungskonzepts von den Compliance Officers der Geschäftsfelder und den Local Compliance Officers ermittelt und festgelegt. Das Compliance Office unter Leitung des Chief Compliance Officers hält durchgeführte Präsenzschulungen zentral nach. 2023 richtete Vossloh weltweit Compliance-Schulungen mit insgesamt 653 Teilnehmenden aus (2022: 1.283).

Compliance-Schulungen finden zudem in Form eines 2021 grundlegend aktualisierten E-Learnings statt. Das Basismodul „Code of Conduct – Compliance-Grundlagen“ richtet sich an alle Mitarbeitenden mit Computerarbeitsplatz. Daneben gibt es zwei Module zu den Schwerpunkten Wettbewerbsrecht und Korruptionsprävention für sämtliche Führungskräfte und Mitarbeitende mit Außenkontakt. An den gleichen Adressatenkreis wendet sich das „Auffrischungs“-Modul zu Korruptionsprävention, Wettbewerbsrecht und Außenwirtschaftsrecht. Alle neuen Mitarbeitenden durchlaufen sukzessive das E-Learning-Programm. Die Local Compliance Officers halten die Teilnahme systematisch nach und mahnen sie bei Bedarf an. Die Schulungsquote lag zum Stichtag 31. Dezember 2023 bei 97,1 % (2022: 96,3 %).

Um die Einhaltung der Vorgaben des Compliance-Management-Systems in den einzelnen operativen Einheiten zu überprüfen, werden – zumeist mit Unterstützung externer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften – Compliance-Audits durchgeführt. Sie erfolgen sowohl anlassbezogen als auch verdachtsunabhängig. 2023 wurden einschließlich eines für 2022 geplanten und 2023 nachgeholten Termins vier anlassunabhängige Compliance-Audits durchgeführt. Ferner werden Compliance-Themen auch im Rahmen der Internen Revision mitgeprüft. Das Unternehmen lässt sein Compliance-Management-System darüber hinaus regelmäßig durch externe Experten überprüfen und sich Empfehlungen für eine Weiterentwicklung und Verbesserung geben. Die bislang letzte umfassende Wirksamkeitsüberprüfung erfolgte im Jahr 2017; der Prüfungsbericht ist auf der Internetseite www.vossloh.com > „Investor Relations“ > „Corporate Governance“ > „Compliance“ veröffentlicht. Soweit Feststellungen und Empfehlungen für die Compliance-Arbeit ausgesprochen wurden, wurden und werden sie im Zuge der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung des Compliance-Management-Systems umgesetzt. Eine im Geschäftsjahr 2023 mit externer Unterstützung durchgeführte Überprüfung der Compliance-Risiken, einschließlich einer Umfrage zur Wirksamkeit und Akzeptanz des Compliance-Management-Systems mit 128 repräsentativ ausgewählten Führungskräften und Mitarbeitenden vorrangig aus Management, Vertrieb und Einkauf, hat die bisherige Risikoeinschätzung sowie die hohe Wirksamkeit und Akzeptanz des Compliance-Management-Systems zum wiederholten Male bestätigt. Gegenstand dieser Risikobestandsaufnahme war die konzernweite Ermittlung der Compliance-Risiken des Vossloh Konzerns in den Bereichen Kartellrecht, Korruptionsbekämpfung sowie Exportkontrolle unter Berücksichtigung bestehender Compliance-Regeln und -Maßnahmen. Die Angemessenheit sowie eine hohe Akzeptanz des bestehenden Compliance-Management-Systems konnten dadurch insgesamt weiterhin bestätigt werden.

Ferner führen das Compliance Office und das Corporate Controlling jährlich Risikodialoge mit ausgewählten Gesellschaften des Vossloh Konzerns durch, um die Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems mit Blick auf die Erfassung wesentlicher Risiken zu prüfen. Im Jahr 2023 fand ein Risikodialog statt (2022: zwei Dialoge).

In Zusammenarbeit mit einer international agierenden Rechtsanwaltskanzlei hat Vossloh eine Whistleblower-Hotline eingerichtet. Neben der Möglichkeit der direkten Ansprache der Compliance Officers haben Unternehmensangehörige sowie externe Hinweisgeber auf diesem Weg die Möglichkeit, in ihrer Muttersprache einem unabhängigen, außenstehenden Ansprechpartner (Ombudsperson) Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten zu geben. Die Whistleblower-Hotline ist derzeit für 24 Länder eingerichtet, sodass die wesentlichen Regionen und die im Vossloh Konzern gesprochenen Sprachen weitgehend abgedeckt werden. 2023 wurden die Ombudspersonen einmal kontaktiert (2022: zweimal). Sämtliche daraus folgenden Ermittlungen hinsichtlich möglicher Compliance-Verstöße wurden abgeschlossen.

Vossloh hat ferner besondere Vorkehrungen getroffen, um die Beachtung außenwirtschaftsrechtlicher Vorschriften, insbesondere des Exportkontroll- und des Embargorechts, sicherzustellen. Über die Selbstverständlichkeit hinaus, dass anwendbare Rechtsvorschriften zu beachten sind, teilt Vossloh die mit dem Außenwirtschaftsrecht verfolgten sicherheitspolitischen Ziele, insbesondere die Stärkung internationaler Friedensbemühungen sowie die Nichtverbreitung von Massenvernichtungswaffen. Eine gruppenweit gültige Exportkontrollrichtlinie schafft auf Basis des geltenden Rechts für den gesamten Vossloh Konzern und alle Vossloh Mitarbeitenden einen verbindlichen Rahmen, um die Einhaltung der jeweils anwendbaren rechtlichen Vorgaben sicherzustellen. Die Rahmenvorgaben dieser Richtlinie werden durch weiter gehende Vorschriften in Gestalt von Arbeits- und Organisationsanweisungen oder Prozessbeschreibungen ergänzt. Gemäß der Richtlinie ernennt jede operativ tätige Einheit einen Ausfuhrverantwortlichen und einen Trade Compliance Officer (TCO). In Zusammenarbeit mit den jeweiligen Personalabteilungen entwickeln sie Schulungskonzepte und sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden, die in außenwirtschaftlich relevanten Bereichen tätig sind, entsprechend geschult werden. Das zentrale Compliance-E-Learning-Tool von Vossloh enthält zudem das Modul Außenwirtschaftsrecht.

Der Vossloh Konzern erwartet auch von seinen Lieferanten und Dienstleistern ein regelkonformes Handeln und Verhalten, das Recht und Gesetz entspricht. Dies wird im Einzelfall sowie anlassbezogen geprüft und kontrolliert. Für die Zusammenarbeit mit Handelsvertretern, Agenten, Distributoren und Beratern im Vertriebsbereich gilt konzernweit verbindlich die „Richtlinie zur Einschaltung von Intermediären“. Deren Ziel ist es, dem Risiko unlauterer Praktiken durch beauftragte Dritte vorzubeugen und die Risiken für das Unternehmen und seine Unternehmensangehörigen zu minimieren.

Als Bestandteil seines Compliance-Management-Systems führt Vossloh ein gruppenweites Verbandsregister, das alle Unternehmens- und privaten Mitgliedschaften in Industrieverbänden erfasst. Die wichtigsten Mitgliedschaften der Vossloh AG sind:

• Verband der Bahnindustrie in Deutschland e.V. (VDB)
• Union des Industries Ferroviaires Européennes (UNIFE), Verband der europäischen Eisenbahnindustrie
• Deutsches Verkehrsforum
• Institut für Bahntechnik GmbH (IfB)
• Allianz pro Schiene e.V.
• Verband Deutscher Verkehrsunternehmen e.V. (VDV)

Vossloh tätigt keine Spenden an politische Parteien oder ähnliche Institutionen.

Der Vossloh Konzern ist bestrebt, in seinem unternehmerischen Handeln die international anerkannten Menschenrechte zu achten, und hat dies unter Punkt 10 („Schutz von Menschen- und Arbeitnehmerrechten“) im Vossloh Code of Conduct verbindlich für alle Mitarbeitenden kodifiziert. Der Code of Conduct ist auf der Internetseite www.vossloh.com > „Investor Relations“ > „Corporate Governance“ > „ Compliance " öffentlich zugänglich.

Um das Risiko von Kinderarbeit zu minimieren, beschäftigt Vossloh generell keine Arbeitnehmer unter 14 beziehungsweise 15 Jahren (je nach gesetzlicher Festlegung in den einzelnen Ländern). Zudem liegt der Großteil der Produktionsstätten von Vossloh in Europa. Bei Mitarbeitenden unter 18 Jahren handelt es sich in der Regel um Auszubildende. Die für sie verantwortlichen Ausbilderinnen und Ausbilder stehen in der Pflicht, alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften des Arbeitsrechts und Arbeitsschutzes einzuhalten. Für Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten steht die Whistleblower-Hotline zur Verfügung. Im Geschäftsjahr 2023 wurden keine Hinweise zu einer Verletzung von Menschenrechten gemeldet (2022: ebenfalls keine Hinweise).

Bedeutende Kooperationsverträge neueren Datums, beispielsweise Joint-Venture-Verträge, schließen in der Regel den Vossloh Code of Conduct und damit auch dessen Aussagen zu Menschenrechten als bindende Verhaltensrichtlinie ein. Gleiches gilt für die Verträge mit Intermediären (zum Beispiel Handelsvertretern und Distributoren). Strategische Lieferanten werden aufgefordert, den Vossloh Verhaltenskodex für Geschäftspartner (Vossloh Code of Conduct for Business Partners) anzuerkennen, der seit 2023 in überarbeiteter Form vorliegt und ebenfalls wesentliche Verpflichtungen zum Schutz von Menschen- und Arbeitnehmerrechten umfasst.

Die verschiedenen Vossloh Gesellschaften unterziehen ihre Lieferanten und Intermediäre vor dem ersten Vertragsabschluss intensiven Eingangsprüfungen. Hier ergab sich bislang keine Veranlassung für Prüfungen auf die Einhaltung von Menschenrechten. Dieses Ergebnis wurde 2022 in einer durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft betreuten Risikoprüfung des Lieferantenportfolios in 15 Vossloh Einheiten bestätigt.

Die Beachtung der lokalen gesetzlichen Regelungen und Standards (beispielsweise Mindestlohn oder arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen) ist Bestandteil der Compliance-Verpflichtung. Europa- und Konzernbetriebsrat, Vorstand und Corporate Human Resources (HR) tauschen sich bei Vossloh regelmäßig aus, um den Informationsfluss sicherzustellen, Verbesserungsmöglichkeiten zu diskutieren sowie gemeinsam neue Themen aufzugreifen und in Projekten zu bearbeiten.

Der Schutz personenbezogener Daten ist Vossloh ein wichtiges Anliegen. Das Unternehmen hat im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sein Datenschutzmanagementsystem überarbeitet und die Organisation den daraus folgenden rechtlichen Erfordernissen angepasst. Die geltende Datenschutzrichtlinie ist für alle Vossloh Gesellschaften und alle Mitarbeitenden weltweit verbindlich, auch außerhalb der Europäischen Union. Die Einhaltung der Vossloh Datenschutzrichtlinie wird durch bestellte Datenschutzbeauftragte und Datenschutzkoordinatoren sowie ein regelmäßig tagendes Datenschutzkomitee auf Ebene der Vossloh AG überwacht.