La Conformité chez Vossloh
Vossloh définit la Conformité comme un comportement conforme à l’ensemble de la législation applicable et aux lignes directrices internes à l’entreprise. En tant que qu’acteur mondial d’environ 140 ans d’existence dans le monde des affaires, Vossloh a une responsabilité envers ses clients, partenaires, employés, investisseurs et le public. C’est dans le cadre de cette responsabilité sociale que Vossloh et l’ensemble de ses employés respectent toujours et partout la législation applicable, les principes éthiques, et que nous adoptons un comportement modèle lorsque nous agissons au nom de la société.
Le Directoire de Vossloh AG s’est référé expressément à ces principes dans son Engagement de Conformité, y compris : «La conformité à la loi a priorité absolue sur la conclusion d’une transaction ou sur la réalisation d’objectifs internes. Nous préférons perdre une opportunité commerciale plutôt que de transgresser la loi. Nous ne tolèrerons aucune violation de la loi ou de nos lignes directrices et politiques internes et nous sanctionnerons tout comportement qui va dans ce sens (politique de tolérance zéro) ». Le Directoire de Vossloh AG a mis en place un Système de Gestion de Conformité pour le Groupe Vossloh. Le Système de Gestion de Conformité de Vossloh est destiné à identifier les risques liés à la non-conformité et à les réduire au maximum en prenant les mesures appropriées pour prévenir les dommages pour Vossloh et ses employés. La prévention de la corruption et le respect stricte des règles de concurrence jouent un rôle particulièrement important.
Depuis 2007, le Système de Gestion de Conformité de Vossloh a été élaboré à partir du Code de Conduite de Vossloh, qui définit et énonce clairement la valeur d’intégrité et qui s’applique à l’ensemble du Groupe et de ses employés. Le Code de Conduite a été largement révisé et développé en 2016. Conjointement aux lignes directrices, qui s’appliquent à l’ensemble du Groupe, chaque employé bénéficie d’un cadre, qui constitue une ligne directrice pour son travail quotidien et nous aide à prendre des décisions justes et légales. Le cadre de Conformité est disponible dans chaque langue majeure du Groupe et a été distribué à tous les salariés du Groupe Vossloh partout dans le monde. Sur la base d'un Concept de Formation à la Conformité, tous les employés sont régulièrement formés aux questions de Conformité en fonction des groupes cibles. Vossloh a également mis en place un programme d’apprentissage électronique sur la Conformité pour chaque employé muni d’un poste de travail informatique.
Le Directoire a établi une Organisation de Conformité afin d’appliquer et de contrôler la Conformité, dont la structure, responsabilités et tâches de chaque fonction de Conformité ainsi que les canaux de communication sont définis dans le Règlement Intérieur de l’Organisation de Conformité. L’Organisation de Conformité de Vossloh se compose du Chef du Service de Conformité (soutenu par un Service de Conformité) et du Comité de Conformité au niveau de Vossloh AG, des Agents de Conformité et des Comités de Conformité au niveau des Unités Commerciales et des Agents de Conformité locaux dans les sociétés d’exploitation. Le Chef du Service de Conformité fait régulièrement rapport au directoire et au conseil de surveillance.
En collaboration avec un cabinet d’avocats international, Vossloh a établi un lanceur d’alerte afin de détecter les violations potentielles de Conformité. Le lanceur d’alerte confère aux employés et aux lanceurs d’alerte externes un contact externe indépendant (le médiateur) afin de signaler des fautes potentiellement commises. Le lanceur d’alerte est actuellement disponible dans 24 pays, couvrant les principales régions et langues du Groupe Vossloh. The Chef du Service de Conformité assure un suivi de tous les rapports et, le cas échéant, introduit des mesures appropriées. Il en va de même pour les informations que les employés peuvent communiquer par le biais de canaux de signalement internes, notamment en s'adressant directement au Service de Conformité de Vossloh AG.
Le Chef du Service de Conformité du Groupe et le Comité de Conformité réévaluent régulièrement l’adéquation et l’efficacité du Système de Gestion de Conformité dans l’ensemble du Groupe. Au cours de l'exercice 2024, le Directoire a décidé de soumettre le Système de Gestion de Conformité, après le dernier contrôle externe et la confirmation par la société d'audit KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft au cours de l'exercice 2017, à un nouveau contrôle externe portant sur les domaines partiels du droit des cartels et de la lutte contre la corruption selon la norme IDW PS 980 n.F. (2022) et a de nouveau mandaté la société d'audit KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft à cet effet. Cet examen a débuté au cours de l'exercice 2024 avec la vérification de préparation (Readiness Check) et s'achèvera en 2025 avec l'examen de l'adéquation et de l'efficacité.
Le Comité de Conformité du Groupe réalise régulièrement des audits indépendants des événements, généralement avec l’appui d’auditeurs externes, et a mené ces dernières années, jusqu'à la fin de l'année de référence, des dialogues sur les risques, afin de vérifier l’adéquation et l’efficacité du Système de Gestion de Conformité au sein des sociétés du Groupe et d’identifier tout risque nouveau ou modifié, ainsi que les opportunités potentielles d’amélioration. A la fin de l'exercice 2024, le Comité de Conformité du Groupe avait décidé de ne plus procéder à l'avenir aux dialogues sur les risques menés jusqu'alors et de les remplacer par une consultation des risques basée sur un logiciel auprès de toutes les sociétés du Groupe. Cette consultation assistée par logiciel a été initiée pour la première fois fin 2024.
Si vous avez des questions, suggestions ou si vous souhaitez faire une notification en ce qui concerne le Système de Gestion de Conformité Vossloh, veuillez prendre contact avec le Service de Conformité de Vossloh AG:
Téléphone: + 49 (0)2392/52-723
Courriel:
compliance@vossloh.com